Dokumentált információ – Az MSZ EN ISO 9001:2015 szabvány változásai

Az irányítási rendszerek kulcsfontosságú eleme a dokumentációs rendszer, mely egyszerre tartalmazza a szervezet legfontosabb adatait, és jelent bizonyítékot a megfelelőség értékelése során.
A megújuló minőségirányítási szabvány (MSZ EN ISO 9001:2015) jelentősen módosít a szabvány korábbi változatának követelményein, s egy sokkal rugalmasabb, az alkalmazó szervezet adottságaihoz igazodó rendszer kialakítását teszi lehetővé a jövőben.

A Nemzetközi Szabványügyi Testület (ISO) minőségirányítási rendszerekkel foglalkozó technikai bizottsága (ISO/TC 176), az ISO 9000-es szabványsorozat alkalmazásának tapasztalatai alapján számos módosítást alkalmazott az új, 2015-ös kiadású szabvány megalkotása során a korábbi verziókhoz képest – a módosítások egyik fő célkitűzése az volt, hogy a szabvány továbbra is alkalmas legyen eltérő méretű és tevékenységű szervezetek számára.
A minőségirányítási rendszerek dokumentációjához kapcsolódóan alapvető követelményként került meghatározásra, hogy az újonnan dokumentált információként azonosított kategória illeszkedjen a szervezet adottságaihoz, a kezelt információ mennyiségét és minőségét is tekintve.

A dokumentált információ kategóriát a fentiek és a MSZ EN ISO 9000:2015 (Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár) alapján úgy azonosíthatjuk, mint az információk kommunikálásának eszközét, a megfelelőség bizonyítékát, a szervezeti tudás és tapasztalat megosztásának és megőrzésének egyik módszerét.

A szabvány korábbi verziójához képest a 2015. évi kiadás nem határozza meg pontosan, hogy a dokumentumok mely körét tekinti az irányítási rendszer kötelező elemének, csupán arra utal, hogy a minőségirányítási rendszernek tartalmaznia kell azokat a dokumentált információkat, amelyeket a szabvány megkövetel, illetve amelyek az irányítási rendszer hatékonyságához szükségesek. Fontos változás, hogy e dokumentumok pontos körét tehát a rendszert működtető szervezet határozza meg, a szabvány követelményei elsősorban keretet biztosítanak a minőségirányítási rendszerek egységességének.

A technikai bizottság a lentebb található linken keresztül elérhető dokumentumában útmutatást ad ahhoz, hogy a szervezeteknek mely információkat kell beilleszteni dokumentációs rendszerükbe, az alábbi kategóriák alapján:

• magas szintű dokumentumok, melyek a rendszer céljainak megalapozását szolgálják (a rendszer alkalmazási területe, minőségpolitika és –célok),
• alacsonyabb szintű dokumentumok (eljárások, folyamattérképek, stb.),
• dokumentumok, melyeket a szervezet a célból őriz meg, hogy a célok elérését, a megfelelőség igazolását adják (feljegyzések).

Az alábbi linken találhatja a technikai bizottság (angol nyelvű, letölthető) útmutatóját a dokumentált információkra vonatkozó követelményekről: Útmutató

Ha kérdése merült fel, keresse kollégáinkat elérhetőségeiken!